人事档案管理制度，人事档案管理规定？

1、目的：为了规范公司的人事档案管理工作，提升人事档案的建立、整理等管理水平，特制定本规定。

2、范围：所有公司员工

3、主要内容：

3.1定义

人事档案是用于记录员工个人基本信息、求职信息、劳动合同、异动记录、绩效记录、奖惩记录等相关信息的纸质资料。

3.2人事档案的建立

3.2.1人事档案应在员工入职当天由人力资源部招聘组根据员工提交的资料为员工建立，并及时移交给档案专员。

3.2.2档案专员负责审核移交的人事资料，根据《档案资料清单》进行检查。如果发现有人事资料不完整的情况，档案专员会及时联系相关部门或员工本人，要求补充缺失的资料，以确保员工档案的真实和完整。

一个完整的员工人事档案包括以下内容：员工的求职材料、基本信息、异动记录、绩效考核记录以及奖惩记录等。

3.2.3.1员工求职材料包括求职登记表、员工履历表、声明以及面试与笔试相关记录。这些材料对于雇主来说非常重要，因为它们提供了关于求职者的基本信息、工作经历、技能和能力的详细记录。求职登记表是求职者在申请职位时填写的表格，包括个人信息、教育背景和工作经验等。员工履历表是一份详细的简历，列出了求职者的工作经历、教育背景、技能和资格证书等。声明是求职者对自己的真实性和诚信性的声明，以确保雇主对其提供的信息的准确性。面试与笔试相关记录包括面试官对求职者的评价、笔试成绩和其他评估结果。这些材料的目的是帮助雇主评估求职者的适应性和能力，以便做出最佳的招聘决策。

3.2.3.2员工基本信息：员工的个人身份证、学历证书、职称证书、技能证书等是必要的。

3.2.3.3员工变动记录：员工转正、离职、晋升、降职、调岗等相关记录。

3.2.3.4员工奖惩记录：记录员工的奖励和惩罚情况。

3.2.3.5员工绩效评估记录：包括转正绩效评估记录以及每年底的绩效考核记录。

3.2.3.6员工合同：公司与员工签订的雇佣合同。

员工合同是公司与员工之间签订的一份法律文件，规定了双方在劳动关系中的权利和义务。这份合同是保障双方权益的重要依据，也是维护劳动关系稳定的基础。

在员工合同中，通常包括以下内容：双方的基本信息、工作职责和岗位要求、工作时间和休假制度、薪酬和福利待遇、劳动保护和安全规定、解雇和终止合同的条件等。双方应当遵守合同约定，并在合同期限内履行各自的义务。

员工合同的签订对于公司和员工都具有重要意义。对于公司而言，员工合同可以明确员工的工作职责和要求，确保员工按时按质完成工作任务，提高工作效率和质量。对于员工而言，员工合同可以保障其合法权益，确保获得合理的薪酬和福利待遇，提供稳定的工作环境和发展机会。

因此，公司和员工在签订员工合同时应当认真对待，确保合同内容的合法性和合理性，并在合同履行过程中积极沟通、解决问题，维护良好的劳动关系。

3.2.3.7 其他文件：《员工手册》签收表，体检报告。

根据要求，我们需要提供一些其他资料，包括《员工手册》签收表和体检结果。这些文件对于员工的入职和健康状况非常重要。请确保您已经签收了《员工手册》并将体检结果提交给我们。如果您还没有完成这些步骤，请尽快办理，以便我们能够及时处理您的入职手续和健康管理。谢谢合作！

3.3.4档案管理员将员工的基本信息录入人力资源信息系统后，将其装入档案袋，并按照规定放入档案柜中。档案柜标签以及档案袋上的姓名标签和姓氏标签必须书写整齐，字迹清晰，标识明确。

3.3人事档案的更新

3.3.1所有员工的异动、奖惩记录应及时按照时间顺序归档到员工的个人档案中。

根据系统提示，档案专员负责及时通知部门和员工续约的相关信息。如果确定续约，档案专员会及时让员工签订续约合同，并在合同上盖章并备案。最后，档案专员会将续约合同及时存入员工的个人档案中。

员工在任职期间，如果获得了更高学历的证明或职称资格，可以将原件带到人力资源部门申请更新个人资料。

3.3.4员工身份证信息、户籍地址、通讯地址、联系方式变更时，应及时到人力资源部按要求申请变更。

3.4人事档案的借阅

3.4.1借阅人员：根据工作需要，人力资源业务合作伙伴经理或部门负责人有权借阅本区域范围或本部门人员的个人档案。其他人员不得借阅员工档案，除非CSR部门需要查阅工人档案进行客户查厂或其他内审外审，并经过公司领导的批准。

在借阅员工个人档案时，借阅人需要填写《员工档案借阅登记表》或通过邮件提出借阅申请。申请需要经过人力资源业务合作伙伴经理的签名同意后才能进行借阅。

3.4.3查阅员工人事档案的注意事项：

在查阅员工人事档案时，有一些重要的注意事项需要牢记。首先，查阅员工人事档案应该是出于合法合规的目的，例如进行员工评估、薪酬调整或法律诉讼等。在没有合法授权的情况下，未经员工同意，不得随意查阅员工人事档案。

其次，查阅员工人事档案需要保持机密性和隐私性。员工的个人信息是敏感的，包括但不限于身份证号码、家庭住址、银行账户等。查阅员工人事档案时，应确保只有授权人员能够访问和处理这些信息，并采取必要的安全措施，如密码保护、加密存储等，以防止信息泄露和滥用。

此外，查阅员工人事档案应遵守相关法律法规和公司政策。不得将员工的个人信息用于非法用途，不得泄露或篡改档案内容。同时，查阅员工人事档案的人员应具备必要的职业道德和保密意识，严守职业操守，不得利用档案信息进行个人攻击或诽谤。

最后，查阅员工人事档案应及时、准确地记录相关信息。在查阅过程中，应仔细核对档案内容，确保信息的准确性和完整性。如发现任何错误或遗漏，应及时进行更正和补充，以保证档案的可靠性和可用性。

总之，查阅员工人事档案是一项重要的工作，需要谨慎处理。只有在合法合规的前提下，严格遵守保密原则和相关规定，才能确保员工的隐私权和公司的合法权益。

3.4.3.1查阅档案的人员应当严守保密，不得在公开场合讨论档案内容。

在需要引用档案内容时，应先征得档案管理人员的同意，并在摘录后提交给档案管理人员进行审查。

3.4.3.3要珍惜档案，保持档案的整齐有序，不得在档案上做任何标记，不得篡改档案内容，不得折叠、拆散或损坏档案材料。

一般情况下，人事档案是不允许借出的。然而，如果确实有特殊情况需要借出，我们会根据具体情况进行适当的处理。

借用时间不得超过一周，如果需要延长借阅期限，必须提前说明特殊情况。如果需要延长借阅期限，必须携带原档案或邮件相关信息到档案专员处办理延借手续。

3.4.3.6对借用的文件必须严格保管，严禁转借他人。如果文件遗失或损坏，借阅人将被追究相关责任。

3.5人事档案保管

3.5.1员工离职后，档案专员应立即从档案柜中取出离职员工的档案资料，并将其妥善保管在离职档案柜中。

一般员工的档案资料将被保存至员工离职后至少三年的时间。

为了更好地管理档案，我们实行了专人专职制度。根据职位的不同，工人级和职员级员工的档案被分开存放。为了保护档案的安全，档案柜的锁匙由专人负责保管。如果档案管理专员需要休假，需要经过主管的指定后，才能委托他人办理相关事项。这样可以确保档案管理的连续性和安全性。

本文内容由互联网用户自发贡献，该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务，不拥有所有权，不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容，请发送邮件至 3231169@qq.com 举报，一经查实，本站将立刻删除。
如若转载，请注明出处：https://www.shituxiezuo.com/71505.html

人事档案管理制度，人事档案管理规定？

相关推荐