企业档案管理规定，企业档案管理制度？

公司档案管理制度及流程（12页）

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第一章 总则

第一条 为了规范公司的档案管理工作，保护和利用公司档案资源，提高工作效率，制定本制度。

第二条 本制度适用于公司内所有部门和员工的档案管理工作。

第三条 公司档案管理的目标是确保档案的完整性、准确性、可靠性和安全性，促进信息共享和知识传承。

第四条 公司档案管理的原则是依法、规范、科学、高效。

第五条 公司档案管理的职责由公司档案管理部门负责，具体职责如下：

1. 制定和修订公司档案管理制度和流程；
2. 组织档案的收集、整理、归档和保管工作；
3. 提供档案查询、借阅和复制服务；
4. 进行档案的定期检查和鉴定，确保档案的完整性和可用性；
5. 组织档案的销毁和转移工作；
6. 开展档案管理培训和宣传工作。

第六条 公司档案管理的流程包括档案的收集、整理、归档、保管、查询、借阅、复制、销毁和转移等环节。

第二章 档案的收集和整理

第七条 公司各部门应按照规定的时间和要求，将相关的文件、资料和记录及时交给档案管理部门。

第八条 档案管理部门应对收到的档案进行分类、整理和编目，确保档案的有序性和可检索性。

第九条 档案管理部门应制定档案整理的标准和方法，保证档案的质量和准确性。

第三章 档案的归档和保管

第十条 档案管理部门应根据档案的重要性和保密级别，确定档案的归档位置和保管措施。

第十一条 档案管理部门应建立档案存储设施，确保档案的安全和防火防灾。

第十二条 档案管理部门应制定档案借阅和复制的规定，确保档案的安全和合规。

第四章 档案的查询和借阅

第十三条 公司内部部门和员工可以向档案管理部门提出档案查询和借阅申请。

第十四条 档案管理部门应及时处理档案查询和借阅申请，并提供相应的服务。

第十五条 档案管理部门应制定档案查询和借阅的规定，保护档案的安全和隐私。

第五章 档案的复制和销毁

第十六条 公司内部部门和员工可以向档案管理部门提出档案复制和销毁申请。

第十七条 档案管理部门应根据档案的复制和销毁申请，进行相应的处理，并记录相关信息。

第十八条 档案管理部门应制定档案复制和销毁的规定，确保档案的安全和合规。

第六章 档案的转移和移交

第十九条 档案管理部门应根据档案的存储情况和需要，定期进行档案的转移和移交。

第二十条 档案管理部门应制定档案转移和移交的规定，确保档案的完整性和可追溯性。

第二十一条 档案管理部门应与接收部门进行沟通和协调，确保档案的顺利转移和移交。

第七章 档案管理的监督和评估

第二十二条 公司领导应加强对档案管理工作的监督和指导，确保制度的执行和效果的评估。

第二十三条 档案管理部门应定期对档案管理工作进行评估和检查，发现问题及时整改。

第二十四条 公司内部部门和员工应积极配合档案管理部门的工作，确保档案管理工作的顺利进行。

第八章 附则

第二十五条 本制度的解释权归公司档案管理部门所有。

第二十六条 本制度自发布之日起生效，公司其他相关制度和规定与本制度不一致的，以本制度为准。

第二十七条 本制度的修订和解释权归公司档案管理部门所有。

一、目的

为了加强文件档案管理，我们需要规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，以确保公司档案的完整性、准确性和系统性。这样做可以为公司提供符合需求的文件，并为管理体系的有效运行提供证据。

二、 适用范围

适用于企业和各部门的档案管理系统，包括收集、整理、分类、利用和归档。

三、 术语和定义

1、 档案：是指公司在过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。这些档案记录了企业的发展历程、经营情况、管理决策、宣传活动等重要信息，具有重要的参考和借鉴价值。通过对档案的整理、归档和保管，可以为企业的决策和发展提供有力的支持和依据。因此，档案的管理和保护对于企业的长期发展至关重要。

2、档案管理是指对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等一系列活动的过程。在档案管理中，收集档案是指搜集各种形式的文件和记录，包括纸质档案、电子档案等；整理档案是指对收集到的档案进行分类、编目、装订等处理，以便于后续的管理和利用；鉴定档案是指对档案的真实性、完整性和可信度进行评估和确认；保管档案是指对档案进行妥善的保存和保护，确保其不受损坏和丢失；统计档案是指对档案进行数量和质量的统计分析，以便于了解档案的情况和价值；提供利用是指根据需要，向相关人员提供档案的查询、借阅和复制等服务，以满足他们的工作和研究需求。档案管理的目标是确保档案的安全性、可靠性和可用性，以支持组织的决策和业务运作。

四、 职责

1、 行政人事部：

1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，同时负责指导和督促各部门的档案管理工作；

2）建立完善的公司档案管理制度，以指导、监督和检查其执行情况；

3）负责公司档案和其他资料的收集、整理、分类、鉴定、统计和保管工作。

负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，以确保公司档案的安全性和合规性。

5）提升档案信息的利用效率，推动信息传递和沟通；

6）负责制定学习和培训档案管理办法，以及推广知识的使用。

其他各部门的相关人员包括：

1. 人力资源部门的相关人员：人力资源经理、招聘专员、培训师等，负责招聘、培训和管理公司员工。

2. 财务部门的相关人员：财务经理、会计师、财务分析师等，负责公司的财务管理和财务报表的编制。

3. 销售部门的相关人员：销售经理、销售代表、客户关系经理等，负责公司产品或服务的销售和客户关系的维护。

4. 研发部门的相关人员：研发经理、工程师、设计师等，负责产品研发和技术创新。

5. 市场营销部门的相关人员：市场营销经理、市场调研员、品牌经理等，负责市场营销策划和推广。

6. 采购部门的相关人员：采购经理、采购员、供应链经理等，负责公司物资采购和供应链管理。

7. 客户服务部门的相关人员：客户服务经理、客户服务代表等，负责处理客户的投诉和问题解决。

8. IT部门的相关人员：IT经理、系统管理员、网络工程师等，负责公司的信息技术系统的运维和支持。

以上是公司各部门的相关人员，他们各自承担着不同的职责和任务，共同为公司的发展和运营做出贡献。

1）在工作变动时，负责妥善处理或协助移交工作，并及时向行政人事部门进行通报；

将合同或文件资料的原件或复印件移交给行政人事部。

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、存储、保管、利用、归档；

4）财务部负责根据规定独立建立和保管财务档案资料，以确保其安全性和完整性。

3、 各部门档案管理人员

在一个组织或企业中，每个部门都有自己的档案管理人员，他们负责管理和维护部门的档案资料。这些档案管理人员承担着重要的责任，确保档案的安全性、完整性和可访问性。

档案管理人员的职责包括但不限于以下几个方面：

1. 档案收集和整理：他们负责收集和整理部门的各类档案资料，包括文件、合同、报告等。他们需要按照一定的分类和归档规则，将档案资料进行整理和归档，以便于后续的查阅和使用。

2. 档案存储和保管：档案管理人员需要选择合适的存储介质和设备，将档案资料进行妥善的存储和保管。他们需要确保档案的安全性，防止丢失、损坏或泄露。

3. 档案检索和借阅：当有需要查阅档案资料时，档案管理人员需要及时提供相应的服务。他们需要根据用户的需求，快速准确地检索和提供所需的档案资料。同时，他们还需要记录档案的借阅情况，确保档案的流转和使用情况可追溯。

4. 档案销毁和归档：当档案资料不再需要保留时，档案管理人员需要按照相关规定进行销毁或归档。他们需要确保档案的销毁过程符合法律法规的要求，并保护档案中可能包含的敏感信息的安全。

总之，各部门的档案管理人员在组织中扮演着重要的角色，他们的工作对于保障档案的安全和有效使用至关重要。他们需要具备良好的组织和沟通能力，熟悉档案管理的相关知识和技能，以及严谨的工作态度和责任心。

1）负责部门档案的维护和管理。

2）负责管理部门的档案工作。

3）负责部门档案的整理和归档工作。

4）负责部门档案的保管和更新。

5）负责部门档案的分类和存储工作。

6）负责部门档案的检索和借阅服务。

7）负责部门档案的数字化和电子化工作。

8）负责部门档案的销毁和处置工作。

9）负责部门档案的安全和保密工作。

10）负责部门档案的传承和利用工作。

4、 各部门负责人

1）负责对部门档案管理的监督和检查工作。

五、 工作程序

1、 档案资料的收集

1）各部门相关人员应负责收集本部门日常工作中产生的合同和文件资料，并制定本部门的《文件（合同）管理记录目录》。

2）为了保留各部门的文件、合同和其他资料原件，每个部门都需要进行整理工作，并编制一个《移交目录》。这个目录将在每个季度结束时向行政人事部进行移交。

a) 归档范围及移交时间：每个季度结束后的次月10日之前，我们将进行文件归档并移交。

b) 档案资料的标识

各个部门都对自己所保管的档案资料进行编号，具体的编号规则如下所述。

c) 档案资料的日常管理：

对于档案资料的日常管理，有几个重要的方面需要注意。首先，要确保档案资料的安全性。这包括采取适当的措施，如使用密码保护文件、定期备份数据等，以防止档案资料的丢失或被未经授权的人访问。其次，要保持档案资料的整洁和有序。这可以通过建立良好的文件分类系统和定期清理档案资料来实现。另外，要确保档案资料的易于查找和访问。这可以通过标记文件、建立索引或使用电子档案管理系统等方式来实现。最后，要定期进行档案资料的审查和更新。这可以帮助及时发现和纠正档案资料中的错误或遗漏，并确保档案资料的准确性和完整性。总之，对于档案资料的日常管理，需要综合考虑安全性、整洁性、易访问性和准确性等方面的要求，以确保档案资料的有效管理和利用。

⑴ 电子类合同或其他需要妥善保管的电子文件，应当及时存储在指定的电脑硬盘中。

对文件和合同资料进行详细登记，并制定《文件（合同）管理记录目录》，以便更好地管理和查找这些资料。

详细登记文件和合同资料的信息是为了确保这些资料能够被准确地归档和管理。在登记时，应包括文件或合同的名称、编号、起止日期、相关部门或人员、存放位置等详细信息。这样一来，当需要查找某个文件或合同时，只需参考《文件（合同）管理记录目录》，就能快速定位到所需的资料。

制定《文件（合同）管理记录目录》是为了更好地组织和管理文件和合同资料。目录应按照一定的分类方式进行编制，例如按照文件类型、部门、日期等进行分类。每个文件或合同应在目录中有相应的条目，包括文件或合同的名称、编号和存放位置等信息。这样一来，不仅可以方便地查找文件和合同，还可以及时了解到文件和合同的存放情况和变动情况。

通过登记详细信息和编制《文件（合同）管理记录目录》，可以更好地管理和查找文件和合同资料，提高工作效率和准确性。同时，也能够及时发现文件和合同的遗漏或丢失情况，以便及时采取补救措施。因此，对于文件和合同管理来说，登记详细信息和编制《文件（合同）管理记录目录》是非常重要的工作。

检索利用。

为了更好地管理文件资料和合同，我们需要科学地排列它们。首先，我们应该按照编号的顺序将它们存放在文件盒内。此外，为了方便查找，我们还应该给每个文件资料和合同加上标识。最后，我们要确保它们整齐地排列在文件盒内。这样一来，我们就能更高效地管理和使用这些文件资料和合同了。

放在文件／档案柜中。

d) 档案借阅

(1)借阅档案需要进行借阅手续，并填写《借阅审批单》。借阅档案原件只能在公司内部使用，

不得外带；必须携带公司核准的，需根据借阅权限由相关主管批准；

一般情况下，档案外借只允许借阅复印件。如果有需要借阅原件的情况，必须经过总经理的批准。在归还借阅的档案时，必须当面交还，并确保交还清楚。如果发现档案遗失或损坏的情况，应立即向直接上级报告。

⑶在使用完借阅档案后，请务必及时归还。如果超过了借阅时间，请重新办理归还手续。

⑷借阅者应当妥善保护档案，不得私自进行涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影等行为，也不得转借档案或造成损坏。

e) 档案销毁

⑴在销毁已失去利用价值的档案时，必须按照规定编写销毁申请报告，并制定销毁目录。这份报告需要提交给部门总经理审批，只有在获得批准后，方可进行销毁操作。

在执行销毁任务时，必须有行政人事部的人员进行监销，监销人数不得少于两人，并且需要在销毁目录上签字确认。最后，将销毁目录和批准手续文件一起进行永久保存，存档备查。

2、 档案管理细则

1）档案资料的归档范围是指将各类档案资料按照一定的规则和标准进行分类、整理和存放的范围。归档范围的确定是为了方便档案的管理和利用，确保档案的完整性和可检索性。

档案资料的归档范围可以根据不同的机构或组织的需求而有所不同。一般来说，档案资料的归档范围包括以下几个方面：

1.1）机构或组织的基本信息：包括机构或组织的名称、性质、组织结构、人员编制等基本信息。

1.2）机构或组织的运行管理：包括机构或组织的规章制度、决策文件、工作计划、会议纪要、工作报告等管理相关的文件。

1.3）机构或组织的业务活动：包括机构或组织的业务流程、业务活动记录、业务数据、业务报告等与业务活动相关的文件。

1.4）机构或组织的人事管理：包括机构或组织的人事档案、人员编制、招聘录用、培训考核、奖惩记录等与人事管理相关的文件。

1.5）机构或组织的财务管理：包括机构或组织的财务报表、财务凭证、财务审计、资金管理等与财务管理相关的文件。

1.6）机构或组织的法律事务：包括机构或组织的法律文件、合同协议、法律咨询、法律纠纷处理等与法律事务相关的文件。

1.7）机构或组织的其他相关文件：包括机构或组织的宣传资料、会议记录、通知公告、信函往来等与机构或组织运行相关的其他文件。

通过明确档案资料的归档范围，可以有效地管理和利用档案，提高工作效率和信息的可靠性。同时，也为机构或组织的发展和决策提供了重要的参考依据。

⑴公司向政府提交的各类请示报告等公文；

⑵公司收到的公文，例如政府职能部门发来的与本公司相关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

⑶本公司与其他单位之间的往来文件和权益文件等。

⑷公司领导的指示和批示等；

⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。这些材料对于会议的顺利进行和后续工作的推进起着重要的作用。会议通知是在会议前向与会人员发出的一份文件，内容包括会议时间、地点、议程等，旨在提醒与会人员做好准备。决议是会议讨论后达成的共识，记录了会议的决策结果和行动计划。总结是会议结束后对会议内容和讨论进行的概括性总结，可以帮助与会人员回顾会议内容和取得的成果。领导人讲话是会议中领导人对会议主题和议题发表的重要讲话，具有指导和鼓舞作用。典型发言是会议中具有代表性的发言，可以体现与会人员的观点和意见。会议简报是对会议内容和讨论进行的简要概述，便于与会人员了解会议进展和结果。会议记录是对会议过程和讨论进行详细记录的文件，可以作为后续工作的参考和依据。这些重要的会议材料对于会议的顺利进行和后续工作的推进起着重要的作用。

⑹记录公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

⑺公司的各项工作计划、考核总结、报告、统计报表以及简报。

⑻本公司与相关单位和个人签订的合同、协议书等文件的原件以及相关过程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、以及本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料，是公司管理和运营的重要依据。这些档案资料记录了公司对干部和员工的任免、奖励、处分和考核情况，以及员工的劳动合同、工资支付、福利待遇等方面的信息。

这些文件材料对于公司的人事管理具有重要意义。干部任免的文件材料记录了公司对干部的选拔、任命和调整情况，有助于保证公司管理层的稳定和高效运作。员工奖励、处分、考核的文件材料记录了公司对员工的表现和工作成绩的评价，有助于激励员工积极工作和提高工作质量。

此外，员工劳动、工资、福利方面的文件材料记录了公司与员工之间的劳动合同、工资支付和福利待遇的约定和执行情况。这些文件材料有助于确保公司与员工之间的权益平衡，维护良好的劳动关系。

因此，保管和管理好这些人事档案资料对于公司的正常运营和人事管理至关重要。公司应建立健全的档案管理制度，确保档案的完整性、准确性和保密性。同时，定期进行档案的整理和归档工作，以便随时查阅和使用。只有这样，公司才能更好地管理干部和员工，提高企业的整体竞争力和发展水平。

⑽本公司发布的各类广告、宣传材料是为了提升品牌知名度和推广产品。我们致力于创作各种吸引人的广告和宣传材料，以吸引潜在客户的注意并促使他们与我们建立联系。我们的团队拥有丰富的创意和专业的设计能力，能够根据客户的需求和目标制作出高质量的广告和宣传材料。我们相信，通过精心策划和设计的广告和宣传材料，我们能够帮助客户实现商业目标，提升市场竞争力。

⑾本公司的历史沿革、重要事件以及记录本公司重要活动的剪报、照片、录音和录像等资料；

⑿外出公务活动期间所收集或产生的档案资料，包括学习、考察、调查研究、参加会议等。

⒀财务档案资料；

⒁各种实物档案；

⒂ 其他具有可利用和保留价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求是指对文件、文件夹、纸质或电子档案进行整理、分类、标识和存储的规定和要求。

首先，归档要求包括对档案资料进行整理和分类。整理是指对档案资料进行清理、筛选和排序，确保档案的完整性和准确性。分类是指根据档案的性质、用途、形式等特点，将档案资料划分为不同的类别或类别，以便于查找和管理。

其次，归档要求还包括对档案资料进行标识和编码。标识是指在档案资料上附加标签、标记或标识符，以便于识别和辨别不同的档案资料。编码是指为档案资料分配唯一的编号或代码，以便于快速定位和检索。

最后，归档要求还包括对档案资料进行存储和保管。存储是指将档案资料放置在适当的位置和环境中，以确保其安全和完整性。保管是指对档案资料进行定期检查、维护和保养，以防止损坏、丢失或被篡改。

总之，档案资料的归档要求是为了保证档案的有序管理和有效利用，需要对档案资料进行整理、分类、标识和存储。这些要求有助于提高档案管理的效率和质量，确保档案资料的安全和可靠性。

⑴归档的文件资料应当保持完整、真实、准确，包括请示和批复、复印本和正式稿以及附件等，必须全部齐备。

一般情况下，我们会将资料归档为一份原件，而对于重要文件和高使用率文件，我们可以根据需要，将其存档为两份原件。

根据实际需要，经办部门需要保留复印件或影印本。如果因为业务处理的需要，原始文件必须由经办部门保管，并在总经理批准后进行妥善保存，而行政人事部则会将影印本归档。

⑶声像档案的摄录必须包含详细的信息，包括事由、时间、地点、主要人物、背景和摄录者。归档的声像资料必须是原始版本，只有在特殊情况下，如果清晰度和完整度满足要求，才可以归档拷贝件。

记录。

子文件应当与相应的纸质文件和资料一起进行归档保存。同时，我们还需要做好电子文件存储设备信息的记录工作。

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